excel 你必须知道数据验证的小技巧！
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每个人都在工作中使用“数据有效性”这个功能应该还挺多的吧？大多数人经常使用它来选择下拉、数据输入限制等。今天，我想介绍一些看起来微不足道但实际上非常有效的功能。
1配合“超级表”做下拉列表
如下图所示，下拉列表需要在E列中制作，这样就不需要手动输入职位，可以直接选择下拉列表。
这个时候,大多数人的做法可能是点击数据有效性对话框，直接手动输入下拉列表所需的内容。
这样做有一个缺点。当新增职位时，需要重新设置数据的有效性。我们可以在这里建立一个特殊的表作为来源。在工作簿中建立一个基本的信息表。如下图所示，将表2命名为基本信息表。
点击基本信息表A1单元格处“插入”-“表格”.
弹出“创建表”对话框,直接单击“确定”超级表可以在表格中看到。
将公司现有岗位直接输入表格，超级表将自动扩展，如下所示。
选择整个数据区域，并在表格上方的名称框中设置此列数据的名称“岗位”,按回车确定。
设置好名字后，点击“公式”-“用于公式”,我们刚才定制的名字可以在下拉菜单中看到，可以随时调用。这也将用于未来的函数学习
回到最初的工资表，选择E列数据，点击“数据”-“数据有效性”.
在弹出对话框中“允许”选择下拉菜单“序列”.
在“来源”在下输入框中单击，然后点击“公式”选项卡“用于公式”
点击“确定”之后，一个下拉按钮出现在E列数据后，点击按钮，在下拉列表中选择职位。
此时，如果有新的职位，直接在基本信息表中“岗位”在超级表中添加内容。如下图所示，我在A12单元格中输入了新的R&D总监职位。
回车后，可以看到表格自动扩展，新岗位被收录“岗位”在表格区域。
这时，我们回到工资表，查看E列任何单元格的下拉列表，可以看到列表末尾增加了“研发总监”.
请注意，使用excel2010版的合作伙伴，使用超级表后，数据有效性可能会出现“失效”此时，只需取消检查“忽略空值”即可.
2.人性化警告信息
在下图所示的表格中，选择C列数据，并将其设置为文本格式。由于我们的身份证号码是18位的超长数字，因此不会参与数学操作，因此，可以提前将整列设置为文本格式。
输入文本长度-等于-18.调出数据有效性对话框
当C2单元格输入一串没有18位的数字时，如下图所示会弹出警告信息。
警告信息在这个时候看起来很僵硬，使用表格的人可能无法理解，我们可以定制一个人性化的警告信息，让人们知道如何操作。
选择身份证列的数据后，调出数据有效性对话框，点击“出错警告”选项卡，我们可以看到下面显示的对话框。
点击“样式”下拉列表,有“停止”、“警告”、“信息”三种方式.“停止”当用户输入信息错误时，信息不能输入单元格.“警告”当用户输入信息错误时，提醒用户，用户再次点击确定，单元格可以输入信息.“信息”当用户输入信息错误时，只会提醒他们，信息已经输入到单元格中。
在对话框的右侧，我们可以设置信息的标题和提示，如下所示
点击确定后，当C2单元格输入数不是18位时，我们自定义设置的提示框将弹出。
3圈错误数据和空单元格
如下图所示，当我将C列设置为“警告”类信息后，用户输入错误数据，再次点击确定，或保存。此时，我需要标记错误的数据
选择C列数据，点击“数据”-“数据有效性”-“无效数据被圈释”.
此时，身份证输入的错误数据将被标记出来。但是没有输入信息的空单元格没有标记出来。
如果要圈出没有输入信息的空单元格，我们点击“数据有效性”在下拉列表中“清除无效数据标识圈”首先清除标识圈。
然后选择数据区域，调出数据有效性对话框“设置”取消对话框中的勾选“忽略空值”.
此时再进行前面的圈释操作，可见输入错误信息的单元格和空单元格都被圈出来了。
当我们公司有数百人时，我们可以很容易地找到泄漏的单元格。今天的教程到此为止。你学会了吗？在统计数据时，充分利用数据的有效性可以节省大量时间。
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