如何修改word文档？

除了使用注释功能来解释文档的注释和修改内容外，我们还可以使用文档的修改功能，直接修改原文档中的文档内容，并以修改标记的形式显示修改后的内容，为了方便用户查看。我们可以设置word文档修改的标记格式，也可以在审查窗口格中查看文档中的所有修改内容，并设置接受或拒绝修改文档。

一、修改文件

在使用修订功能时，首先要确定文档处于修订状态，以下是如何修改word文档的介绍。

1、切换到“审阅”选项卡下,单击“修订”组中的“修订”按钮.

2、单击展开列表“修订”选项.

图1

3、此时文档处于修订状态，删除文档中的文本内容时，将删除线标记。

图2

4、当我们将文档内容添加到文档中时，添加的内容标记显示下划线来区分。

图3

5、当我们设置word文档中文本内容的字体格式时，设置的格式内容将以批注框的形式显示。

图4

二、设置修改选项和用户名

修改word文档内容时，修改后的相关内容将以标记的形式显示在文档中，可以根据需要重新设置显示的注释框和修改格式，使文档中显示的修改标记按照我们的要求显示，下面介绍其具体的操作设置方法。

1、在“修订”组中单击“修订”按钮.

2、单击展开列表“修订选项”选项.

图5

3、打开“修订选项”对话框,单击“删除内容”将下拉列表按钮设置为“双删除线”.

4、单击“批注”下拉列表按钮，将其批注颜色设置在展开列表中“鲜绿”.

图6

5、在“批注框”区域中单击“边距”将下拉列按钮设置为“靠左”,并勾 选“显示与文本之间的连接”复选框.

6、设置完成后单击“确定”按钮.

图7

7、回到文档中，此时可以看到文档左侧显示了批注框，并根据设定的格式效果重新显示文档中的修订内容，我们可以根据需要设置修改选项，以便按照指定的格式显示标记内容。

图8

8、单击“修订”组中的“修订”按钮.

9、单击展开列表“更改用户名”选项.

图9

10、打开“Word选项”对话框,自动切换到“常用”在选项卡下，在“缩写”在文本框中输入需要更改的信息，设置完成后单击“确定”按钮.

图10

11、在文档中插入注释内容时，新定义的用户信息显示在默认的注释框中。

图11

三、设置修订后的显示

我们可以根据需要设置文档中显示的标记内容，在文档中隐藏一些标记内容或显示需要显示的标记

1、在“审阅”单击选项卡“修订”组中的“显示标记”按钮，在展开列表中检查文档中需要显示的标记选项，在文档中标记和显示勾选的标记内容。

图12

2、单击“修订”组中的“展示供审查”下拉列表按钮。

3、单击展开列表“最终状态”选项.

图13

4、当设置修订显示为最终状态时，回到文档中可以看到所有的标记都被隐藏起来，并显示修改后的最终状态。

图14

5、我们可以在“审阅窗格”查看窗格中文档的修改内容，单击“修订”组中的“审阅窗格”按钮,单击展开列表“垂直审查窗格”选项.

图15

6、打开文档窗口左侧“审阅窗格”窗格，文档中的所有修改和注释都显示在窗格中，单击需要查看的修改选项可以切换到文档中的相应位置。

图16

7、单击“审阅窗格”窗格右上角“详细汇总显示”可显示统计修订数量的按钮。

图17

8、我们可以设置在文档中显示水平方向的审查窗格，单击“审阅窗格”按钮，在展开列表中单击“水平审查窗格”为了查看修改信息，可以在窗口下方显示水平方向的审查窗格。

图18

四、接受和拒绝修改

我们可以设置接受文档的修改内容，并根据修改内容更改原文档，用户还可以拒绝修改文档，并保留原始文档内容。以下是用户如何接受和拒绝修改文档设置。

1、如果文本所在的修改标记在选定文档中删除，在“更改”组中单击“接受”按钮.

2、单击展开列表“接受并移动到下一个”选项.

图19

3、拒绝修改文档内容并切换到下一个修改内容时，则可以单击“更改”组中的“拒绝”按钮，在展开列表中单击“拒绝并移动到下一个”选项.

图20

word文档中的所有修改和注释都将显示在审查窗格中，我们可以拖动窗格中的滚动条查看所有修改内容，并显示修改的具体时间，单击需要查看的修改，然后切换到文档中相应的标记位置。

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